¿Automatizar, Sí o No? Criterios para automatizar procesos

Hay mucha fantasía generada alrededor de, la automatización, se piensa que si se implementa será como tener un equipo completo trabajando 24/7 para tí. Eso es parcialmente cierto: para que la automatización de frutos, satisfacción y realmente alivie la carga de trabajo, debe estar bien implementada. De lo contrario puede desencadenar un caos dentro de los procesos: workflows que se solapan, contactos bombardeados con emails, leads que se pierden, contratos que se retrasan en su fecha de renovación, y más.

 

¿Qué es la automatización y para qué sirve?

La automatización es una combinación de software y estrategia. La automatización del flujo de trabajo generalmente se basa en una serie de declaraciones if / then para desencadenar otra tarea. Luego se ramifica dependiendo de la acción que haya tomado un cliente potencial, un empleado u otra parte interesada.

El obstáculo principal para adoptar la automatización en las empresas es la falta de información sobre cómo hacerlo. Entre los factores decisivos figuran:

• la falta de definición de procesos internos de la empresa
• la poca o nula experiencia con el manejo de un software especializado.
• la falta de capacitación de los equipos de marketing, ventas y servicio al cliente,
• el miedo al cambio,
• la carencia de una estrategia sólida para migrar de un modelo tradicional a uno
  automatizado y,
• el desconocimiento de los aspectos técnicos.

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¿Cuándo automatizar?

Esta es una pregunta importante para plantear, como hablamos recién, la automatización es una combinación de software y estrategia, en esta sección haremos hincapié en la parte de la estrategia.

Te ayudará plantearte las siguientes preguntas para poder decidir:

1. ¿Es una tarea que se realiza con frecuencia y es predecible?
2. ¿Este proceso suele producir olvidos, errores y necesidad de re-trabajo?
3. ¿Es un proceso escalable?
4. ¿Tengo capacidad, yo o mi equipo, de documentar las acciones de automatización?
5. ¿Eficientizará las actividades diarias, será casi como duplicar la fuerza de trabajo?

 

Si respondiste sí a esas preguntas, estás frente a un buen caso de automatización. Ten en cuenta que la calidad de los datos es FUNDAMENTAL para una experiencia positiva. La limpieza de datos a través del CRM te brindará una mejor comprensión de los clientes y una mejor alineación en toda la organización.

Algunas buenas prácticas para mantener tu base de datos limpia:

• Elimina contactos duplicados una vez detectados o fusiona dos propiedades si son iguales.
• Elimina candidatos de la base de datos si han estado inactivos durante un período de tiempo.
• Estandariza glosarios y buenas prácticas en tu equipo de trabajo para asegurar una carga de datos consistente y de calidad.
• A continuación, se muestran algunos plazos de limpieza de datos recomendados según el tamaño de la empresa:
  • 1-25 empleados: 1 vez al año
  • 25-200 empleados: 2x / año
  • Más de 200 empleados: 4 veces al año

Los datos inexactos provocan que los representantes de ventas pierdan un 27,3% de sus horas productivas. Con un motor de marketing impulsado por un CRM, puedes automatizar las actualizaciones de datos, el contacto personalizado por correo electrónico y la reserva de reuniones (ZoomInfo).

 

Automatización por áreas

• Marketing 
• Ventas
• Servicio
• Revops (Revenue Operations)

 

¿Hablamos?

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Por: Gisele Lempert